Le 4 août 2020

En raison de ce cas de force majeure, le 26 mars 2020, le Conseil d’administration a décidé à l’unanimité de reporter l’AGA à l’automne.

L’Assemblée générale annuelle de 2020 aura lieu en ligne le samedi 3 octobre 2020 à 13 h.

L’assemblée sera déclarée ouverte à 12 h de façon à permettre au directeur du scrutin de recevoir, avant 12 h 50, les candidatures aux postes pour lesquels il n’y a pas de candidat(e) ou à ceux où il y a un(e) seul(e) candidat(e); l’assemblée proprement dite se tiendra à compter de 13 h.

Des occasions sans précédent d’innover nous ont été présentées grâce à cette pandémie. Comme l’AGA se tiendra entièrement en ligne cette année, nous avons décidé de retenir les services de GetQuorum, une entreprise spécialisée en assemblées générales annuelles virtuelles.

GetQuorum enverra les avis et les documents de l’AGA à l’adresse électronique à laquelle les mises à jour hebdomadaires de l’ATIO vous sont envoyées. Veuillez-vous assurer que l’adresse électronique ci-dessous figure parmi vos adresses permises afin que vous ne manquiez pas le courriel : [email protected].

Étant donné l’utilisation de ce service, le Conseil d’administration de l’ATIO a adopté des résolutions qui permettent d’envoyer certains des avis obligatoires de l’AGA en dehors du calendrier exigé en vertu du Règlement intérieur. Veuillez prendre note que certaines procédures seront modifiées et que les votes se feront à l’aide de la plateforme GetQuorum.

Veuillez trouver ci-dessous des liens vers les documents concernant l’Assemblée générale annuelle de 2020, qui se tiendra en ligne.

Pour vous inscrire : Cliquez sur le lien fourni dans le courriel de [email protected]

Avis d’assemblée générale annuelle (ordre du jour proposé)
Appel de candidatures
Avis de désignation de candidat
Gestion des procurations
États financiers vérifiés de 2019
Approbation du budget de 2020
Modifications apportées aux règlements intérieurs

Ébauche du procès-verbal de l’AGA de l’ATIO, le 27 avril 2019
AGA 2019 – Rapports de la présidente et des directeurs du conseil d’administration

PROCURATION : Vous n’êtes pas en mesure de participer à la réunion?
Si vous avez signé une procuration parce que vous n’êtes pas en mesure de participer : Le formulaire de procuration sera envoyé le 24 septembre 2020 de l’adresse [email protected]. Le formulaire de procuration doit être remis le 30 septembre 2020 à 23 h 59 au plus tard. Aucun formulaire de procuration ne sera accepté après cette date.


Nota

  1. Le système GetQuorum n’est pas bilingue.
  2. L’ATIO fournira le contenu dans les deux langues officielles.
  3. Les employés de l’ATIO ne traitent pas les inscriptions à l’AGA : Pour vous inscrire à l’AGA, utilisez le lien fourni par Avisez-nous si vous n’avez pas reçu le courriel.
  4. Vous devrez installer le logiciel Zoom dans votre ordinateur ou l’application Zoom dans votre appareil mobile si vous souhaitez voter.
  5. Accès à l’AGA en ligne : Les personnes inscrites recevront un lien unique d’accès à la réunion qui leur permettra de s’identifier pendant la réunion. Les membres agréés peuvent participer aux motions et aux votes seulement s’ils utilisent le logiciel Zoom ou l’application Zoom.
  6. Ne partagez pas l’URL de la réunion : Les personnes inscrites ne doivent pas partager le lien de la réunion avec qui que ce soit.
  7. Votes : Seuls les membres agréés inscrits recevront les courriels qui leur permettront de voter pendant la réunion.
  8. Note importante concernant les votes : Les utilisateurs qui participent par téléphone ne pourront pas voter. Les membres agréés doivent utiliser le lien Zoom fourni pour participer à la réunion et voter.
  9. Soutien technique : GetQuorum commencera la réunion en fournissant des directives sur la façon d’utiliser les diverses fonctions de Zoom et offrira un soutien technique si des utilisateurs éprouvent des difficultés pendant la réunion.

Le Conseil d’administration de l’ATIO a adopté deux résolutions le 25 juillet 2020 comme suit :

  1. Le formulaire de procuration sera envoyé le 24 septembre pour donner le temps de recueillir les renseignements qui permettent aux membres de voter par procuration. Beaucoup de détails restent à régler, et tous les membres agréés ont le droit de voter, soit par procuration générale, soit par une procuration spécifique. Si vous ne pouvez pas participer à l’AGA, veuillez surveiller votre boîte de réception pour obtenir le formulaire de procuration.
  2. La date limite de réception du formulaire de procuration est trois jours avant l’AGA, soit le mercredi 30 septembre 2020 à 23 h 59. Cela permettra au fournisseur de services, au Conseil d’administration et aux employés de l’ATIO de bien se préparer à l’AGA le samedi suivant.

Comme toujours, l’utilisation d’un système informatisé comporte des avantages et des défis; l’ATIO s’adapte au monde virtuel afin de vous offrir la meilleure expérience possible.
Pour toute question, envoyez un courriel à [email protected].

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